Controla tu contabilidad

27 May, 2014 de C.P.C.C. José Anselmo Pandia Yañez Deja un comentario

Algunos dueños de pequeñas y medianas empresas (Pymes) ven lacontabilidad como una tarea agobiante que en lugar de ayudarlos, los aleja de la administración de su negocio. Incluso, hay quienes se ponen muy nerviosos cuando es momento de ocuparse de la parte fiscal de su compañía y siempre tienen temor a ser auditados.

La buena noticia es que no hay razón para sentirte intimidado al respecto. Toma en cuenta que los empresarios exitosos no ven la contabilidad como algo negativo. Esto debido a que han adoptado algunos principios básicos para mantenerse al día con todo el papeleo y cálculos correspondientes. Al hacerlo así, ahorran tiempo, dinero y, sobre todo, una gran cantidad de estrés.

Sigue estos pasos clave para organizar las tareas contables de tu empresa y mantener actualizada la información financiera.

1. Utiliza un software de contabilidad. Lo primero es familiarizarte de manera general con la herramienta. Esto incluye desde aprender cómo registrar los datos, hasta conciliar estados de cuenta del banco y elaborar reportes semanales, mensuales o anuales. 

Una vez que domines las funciones básicas y que comprendas el potencial que tiene la aplicación, escoge una de las siguientes opciones para sacarle el máximo provecho:

Hazlo tú mismo. Toma un curso para aprender a usar el software y dedica tiempo cada semana a ingresar la información y hacer un balance de los estados de cuenta bancarios. Si te retrasas en registrar las transacciones, luego podría ser difícil ponerse al día. Aquí es cuando la mayoría termina con todos los comprobantes, recibos y facturas en una caja para revisarlos después. Si no tienes tiempo para esta tarea, lo mejor es delegarla a alguien más.

Entrena a un asistente general. Su función principal será ayudar a mantener en orden los libros de contabilidad. Aunque tu papel sea el de supervisar e implantar un sistema de control interno, sigue siendo crucial que tengas un conocimiento básico y práctico del software y de todos los procedimientos a seguir. 

Emplea a un pasante universitario. Debe ser alguien que estudie contabilidad. No es difícil encontrar a una persona con este perfil, pero recuerda no darle demasiados atributos y privilegios, sobre todo en lo que se refiere a la firma de cheques y control del pago de cuentas. No importa que el recién egresado se encargue del sistema, de todas maneras tienes que supervisar su trabajo para asegurarte de que todo esté en orden. 

Contrata a un contador. El objetivo es que te provea de los servicios profesionales que requieres para cumplir con tus obligaciones fiscales, como presentar las declaraciones mensuales y anuales. Es cierto que un contador será más diestro y entendido que tú o algún asistente. Sin embargo, considera que su contratación incrementará tus costos, especialmente, si tu organización aún es pequeña. Por eso, una estrategia inteligente es negociar una iguala mensual, de manera que puedas incluir este servicio en la parte de gastos dentro de tu presupuesto. 

2. Separa las cuentas. Es decir, no mezcles lo personal con el negocio. El simple hecho de mantener independientes las cuentas bancarias, tarjetas de crédito y chequeras facilitará mucho la labor del encargado de llevar tanto tu contabilidad como la de la empresa. Además, esto es fundamental si quieres ser un dueño que actúa de manera profesional y que tiene una verdadera visión corporativa.  

3. Evita manejar efectivo. En vez de hacer pagos con billetes y monedas, mejor utiliza una tarjeta de débito o crédito. Una de las desventajas de usar efectivo es que puedes perder fácilmente la pista de las transacciones. Si tienes que sacar dinero de un cajero automático, imprime el comprobante y anota a qué vas a destinar dicho retiro. De esta manera, tendrás un control más eficiente.

4. No acumules papeles. Al principio quizá no lo percibas, aunque archivar documentos fiscales por al menos cinco años puede convertirse en un fastidio. Una opción es adquirir una caja de seguridad a prueba de fuego para guardar los documentos importantes (contratos, pólizas de seguro, etc.). Todo esto junto con un respaldo actualizado del software de tu contabilidad y las declaraciones de impuestos en un dispositivo de memoria electrónica. 

Para incrementar la protección, contempla la posibilidad de almacenar los documentos físicos fuera de la empresa o guardar los registros y archivos escaneados en un sitio seguro en línea. 

5. Reúnete con tu contador. Lo ideal es hacerlo cada trimestre –para tomar decisiones a tiempo– y mínimo dos veces al año. En estas reuniones deben revisar el avance en el cumplimiento de metas financieras, pagos de impuestos, procedimientos de nómina y estrategias fiscales. 

Recuerda que en estas juntas tu contador debe presentarte ideas y consejos. ¡Atención! Si las sesiones consisten en que tú tienes que proponer todo, mientras el otro se limita a emitir su opinión, se trata del profesionista equivocado. Así que no dudes en buscar a alguien más. 

* El autor es Contador público certificado, especialista en negocios e impuestos y socio y Gerente de J&J ASOCIADOS S.A.C.